Ce que la LAIPVP signifie pour votre site Web municipal

La Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée est la loi fondamentale sur la vie privée qui régit la façon dont les organismes publics recueillent, utilisent et communiquent les renseignements personnels. C'est la LAIPVP en Colombie-Britannique, et chaque province canadienne a une loi équivalente. Pour les équipes Web municipales, la LAIPVP est une contrainte de conception qui façonne chaque décision importante concernant vos services numériques.

Si votre municipalité exploite un site Web, recueille des soumissions de formulaires, utilise des outils d'analyse ou s'intègre à des services tiers, la LAIPVP s'applique à vous. Voici ce que votre équipe doit comprendre.

La résidence des données : toujours la position par défaut

Depuis les modifications de 2021, la LAIPVP n'exige plus catégoriquement que les données restent au Canada. Ce qu'elle exige est plus difficile à faire passer sans examen : toute communication à l'extérieur du Canada doit être évaluée et justifiée, et la plupart des organismes publics de la C.-B. maintiennent une politique de résidence parce que c'est la façon la plus simple de rester défendable. Traitez la résidence comme la position par défaut qu'attend votre bureau de la protection de la vie privée, pas comme une case que le fournisseur peut sauter.

Pour votre site Web, cela signifie que chaque service qui touche à des renseignements personnels doit être évalué quant à la résidence des données. Où est hébergé votre site Web? Où vont les données de vos formulaires? Où se trouvent les serveurs de votre service de courriel? Où votre plateforme d'analyse stocke-t-elle les données des visiteurs? Si l'une de ces réponses pointe vers l'extérieur du Canada, vous pourriez avoir une lacune de conformité.

C'est là que de nombreuses municipalités s'attirent des ennuis sans s'en rendre compte. Un scénario courant : une municipalité utilise un constructeur de formulaires américain populaire pour recueillir des demandes de service. Le formulaire a l'air bien, fonctionne bien et personne n'y réfléchit à deux fois. Mais les données (y compris les noms, les adresses courriel et parfois les adresses résidentielles) sont stockées sur des serveurs aux États-Unis. C'est exactement le genre de flux de données qu'une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée sert à repérer.

Qu'est-ce qui constitue un renseignement personnel?

La LAIPVP définit largement les renseignements personnels. Cela comprend tout renseignement consigné au sujet d'un individu identifiable. Les adresses IP, les données de localisation, les identifiants d'appareil et les comportements relevés au moyen d'outils d'analyse peuvent tous constituer des renseignements personnels selon la façon dont ils sont recueillis et selon qu'ils peuvent être liés ou non à un individu.

Cette définition large est importante pour les équipes Web parce qu'elle touche des outils que vous pourriez considérer comme courants. Google Analytics, par exemple, recueille des adresses IP et des comportements de navigation détaillés. Si ces données sont stockées sur les serveurs de Google à l'extérieur du Canada, leur utilisation par un organisme public peut soulever des préoccupations au regard de la LAIPVP. C'est pourquoi de nombreuses municipalités sont passées à des plateformes d'analyse respectueuses de la vie privée qui stockent les données au Canada ou qui ne recueillent aucun renseignement personnel.

Avis de collecte et consentement

Lorsqu'un organisme public recueille des renseignements personnels, la LAIPVP exige que les individus soient informés de la fin de la collecte, de l'autorité légale qui la justifie et de la personne-ressource à qui adresser leurs questions. Sur un site Web, cela signifie que chaque formulaire qui recueille des renseignements personnels devrait comporter un avis de collecte : un bref énoncé expliquant pourquoi l'information est recueillie et comment elle sera utilisée.

Cet avis n'a pas besoin d'être un long document juridique. Un avis de collecte bien rédigé peut tenir en deux ou trois phrases. Ce qui importe, c'est qu'il soit présent, exact et rédigé dans un langage que les résidents ordinaires peuvent comprendre. L'avis devrait apparaître au point de collecte ou à proximité.

Les services tiers et la question des fournisseurs

Les sites Web modernes reposent sur des dizaines de services tiers : outils d'analyse, constructeurs de formulaires, widgets de clavardage, outils cartographiques, intégrations de médias sociaux, réseaux de diffusion de contenu. Chacun de ces services peut recueillir, traiter ou stocker des renseignements personnels. En vertu de la LAIPVP, l'organisme public demeure responsable des renseignements personnels, peu importe le fournisseur qui les gère.

Cela signifie que votre processus de sélection des fournisseurs est aussi une décision relative à la vie privée. Au moment d'évaluer tout outil tiers pour votre site Web municipal, vous devez demander : où ce service stocke-t-il les données? Communique-t-il les données à d'autres parties? Pouvons-nous obtenir une entente de traitement des données conforme aux exigences de la LAIPVP? Si le fournisseur ne peut pas répondre clairement à ces questions, c'est votre réponse.

Étapes pratiques pour votre équipe Web

La conformité de votre site Web à la LAIPVP est une pratique continue. Voici les étapes qui comptent le plus :

• Auditez vos services tiers. Dressez la liste de tous les services externes que votre site Web utilise. Pour chacun, déterminez où les données sont stockées et si des renseignements personnels sont en cause. Remplacez tout service qui stocke des renseignements personnels à l'extérieur du Canada par une solution de rechange conforme.
• Ajoutez des avis de collecte à tous les formulaires. Chaque formulaire qui recueille des renseignements personnels devrait comporter un avis clair, en langage simple, expliquant la fin de la collecte et l'autorité en vertu de laquelle elle est effectuée.
• Révisez votre configuration d'analyse. Si vous utilisez Google Analytics ou une plateforme semblable qui stocke les données à l'extérieur du Canada, évaluez des solutions de rechange comme Plausible, Fathom ou Matomo avec hébergement canadien.
• Mettez à jour votre politique de confidentialité. La politique de confidentialité de votre site Web devrait refléter fidèlement vos pratiques actuelles en matière de données. Révisez-la au moins une fois par année.
• Intégrez la conformité à l'approvisionnement. Faites de la conformité à la LAIPVP un critère obligatoire de votre processus d'évaluation des fournisseurs. Incluez des exigences de résidence des données dans vos demandes de propositions et vos contrats.

La LAIPVP comme avantage de conception

Il est tentant de voir la LAIPVP comme une contrainte qui limite vos options. Et à certains égards, c'est le cas : vous ne pouvez pas utiliser chaque nouvel outil reluisant qui se présente sans l'évaluer du point de vue de la conformité. Mais il y a un avantage : la LAIPVP vous oblige à être intentionnel quant aux outils que vous utilisez et aux données que vous recueillez. Les municipalités qui prennent la vie privée au sérieux finissent par avoir des services numériques plus propres et mieux ciblés, qui ne recueillent que ce qui est nécessaire et qui respectent la confiance que les résidents placent dans leur administration locale.

Pouvoir dire à votre communauté que ses renseignements ne quittent jamais le Canada et ne servent qu'aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis constitue un véritable avantage pour bâtir la confiance du public.